上一篇文章讲了供应链系统落地切入点和两条路径，但无论采用哪条路径来落地，都必须要先整理基础档案。无论是供应链系统，还是ERP系统，基础档案中最重要的就是物料档案。物料档案梳理不好，供应链系统上线必然会返工，但是物料档案经常会急急忙忙地仓促准备，没有受到应有的重视。
物料档案，在很多系统中也被称为“品项档案、商品档案、货品档案、存货档案……”。在餐饮供应链系统中，物料档案一般指的是除了门店POS销售给顾客的菜品或商品，以及企业固定资产以外的其他所有物品。主要包括原料（包括A进A出的商品）、半成品、包装品、一次性用品、低值易耗品等。
以下分六个方面来说一说关于物料档案的问题。
这里只说三个最严重的三个问题：
1、物料档案重复
物料档案重复是物料档案管理中最常见，也是最严重的问题。这将直接导致库存不准，同一种物料的库存被分配到两种物料上，引起后续所有业务流程的混乱。
2、物料名称不明确
物料名称不明确，会让单据录入的效率变低，难以找到自己想要的物料。间接会导致重复物料的建立，找不到想要的，很多人就会选择再建立一个新的。
3、物料档案管理混乱
使用物料的人随时可以修改物料档案，是物料档案管理混乱的重要表现。没有合理完整的物料档案管理流程，是引起物料档案一系列其他问题的根源。
每个企业都有自己的物料分类方法，但很多企业不知道该怎么分类，这里介绍一个“十二分类法”，即将物料分为十二个大类，每个大类有若干小类，如下图所示：
上图提供了一种思路，大类和小类可以根据本企业的具体情况进行调整，但分类的性质应该始终是物料本身的属性。否则就会出现一些常见的问题，例如，使用供货商名称、地区名称、仓库名称等作为分类，这样就会打乱以物料本身的属性作为分类的原则，导致物料归类混乱。
物料编码虽然不影响业务流程，但它是物料档案规整性的体现，而且也在很多场合直觉决定了物料排序的顺序，所以不能随意编码。
一般来说，物料编码的原则应该是“物料类别+物料流水号”的编码方式。如果采用两级物料分类，则物料编码原则建议为“两位大类+两位小类+四位流水号”，共计8位编码，并且每一组以10进行递进，方便未来在两个物料之间进行插入。
物料编码建议为全数字码，尽量不要使用字母或特殊字符，以便未来使用PDA等移动设备录入时的方便性，并且也避免了因口音问题而导致“B”和“D”这类读音类似的字母导致混淆。
在上面的常见问题中，已经提到了关于物料名称不明确的问题，那么该如何解决这个问题呢？有以下几条原则：
1、名称和规格能够完整表达出这种物料的用途
2、物料尽量使用通用名，并将别名写在物料备注中
3、同一种物料，两种不同的包装单位，不应建立两条档案
4、同一种物料，不同的厂商，是否建立两条档案，要看用途是否一致
在上面这个例子中，如有必要，可在规格或单位命名时，体现出厂商名称。其实在这种情况下，大多数也并不需要在规格和单位中体现厂商名称。因为在具体的采购业务中，必然有供货商名称，因此在最终的报表统计中，也一定能够统计出分别从A厂商进货了“酱油”多少，从B厂商进货了“酱油”多少。
区分两种物料，是不是“同一种”，关键在于用途和用量是否一致，只要用途和用量一致，即便来自不同厂商，不同包装，也应该视为同一种物料，否则，才是不同的物料。这是避免重复建立物料档案的关键之一。
对于一种物料来说，除了名称和规格外，决定这种物料的核心属性，还有它的“最小单位”。所谓“最小单位”是指该物料在使用中不可再拆分的单位。“最小单位”在建立物料时就要确定，一旦发生改变，也意味着一种新的物料产生了。
物料单位的确定对于物料档案至关重要，以下通过几个例子来详细阐述物料单位的建立方法。部分例子比较烧脑，可以多研究几遍。
对于海鲜，则有一个特殊的问题：按只采购，按只投料，按克核算财务。这个怎么处理呢？请注意，以下内容比较烧脑。
从上面的描述来看，物料档案的建立是一件严谨而严肃的事情，是整个供应链系统是否能良好落地的基石。那么在物料档案在建立后，未来的维护应该采用什么流程呢呢？
1、新物料添加流程
首先要明确的是，不是谁想添加就可以添加的，否则物料档案将很快陷入混乱，缩短供应链系统的运行寿命。
物料维护权限必须放在IT部门手中。但IT部门并不直接管理各部门业务，该添加什么IT部门并不知道，也需要其他部门来告诉IT部门，所以这就需要一个完整的物料添加流程，参考的流程如下：
2、物料修改注意事项
物料的修改权限同样也应该在IT部门手中，也应该有申请、审核、修改的动作，与上面物料添加流程是类似的。
但是要特别注意的是，物料名称、单位、规格等不应该直接修改。
凡是已经使用过的物料，严禁通过修改的方式将其变更为另一种物料，而是要将原物料停用，并录入一种新的物料档案。
3、物料删除注意事项
一般来说，凡是已经使用过的物料，是无法删除的，系统都会有这个限制。但常见的问题是，大量的无用物料沉淀在系统中，造成了垃圾数据，也容易导致物料误选。
因此，至少要以月为单位，对物料进行清理。
凡是已停止使用的物料，并且无库存，应及时在系统内停用。
凡是已停止使用的物料，并且还有库存，则属于呆滞物料，要么转移至虚拟仓库单独处理，要么盘点为零，然后在系统内停用。
